StackWorks stärkt bexio beim Wachstum den Rücken
„StackWorks ist eine unverzichtbare Stütze in unserem Alltag.“ Zu diesem Schluss kommt Daniel Ketelsen, Head of internal IT bei bexio. Die Mobiliar-Tochter mit Sitz in Rapperswil SG bietet cloudbasierte Business-Software für kleine und mittelständische Unternehmen (KMU) an und hilft diesen, ihre Administration zu vereinfachen. Dabei ist bexio mit mehr als 50.000 Kunden ein Marktführer in der Branche. Damit die Mitarbeiter sich ganz auf ihre Arbeit konzentrieren können, kümmert sich StackWorks gemeinsam mit der internen IT von bexio um reibungslose, einfache IT-Prozesse. Diese Zusammenarbeit hatte ursprünglich mit kleineren Projekten ihren Anfang genommen.
Initialauslöser für eine intensivere Kooperation war, dass bexio sich als Nutzer von Google Workspace stärker zum Google-Ökosystem committen und Lizenzkosten senken wollte. In diesem Zuge planten die Entscheider, ihre bisherige Identity- und Access-Management-Lösung OneLogin durch Google Cloud Identity zu ersetzen, um sich in den benötigten Web-Anwendungen anzumelden. Im Januar 2021 begann StackWorks, die IT-Umgebung zu analysieren und ein Identity Access Management aufzubauen. Als Grundlage erarbeiteten die Cloud-Spezialisten ein Konzept für 40 verschiedene statische Access Groups. Dieses legt fest, wie die Abteilungen, Freelancer, Treuhänder sowie Partner Zugriff auf die benötigten Anwendungen erhalten. Für die circa 170 User wurden Single-sign-on-Zugänge eingerichtet und mehr als 140 Cloud-Applikationen hinzugefügt. Diese können die Anwender nach einmaliger Authentifizierung an einem Arbeitsplatz nutzen.
IT-Lösung mit hoher Akzeptanz
Die Umstellung von OneLogin auf Google Cloud Identity erfolgte im Sommer 2021 unterbrechungsfrei. „Die Akzeptanz war von Anfang an hoch“, erinnert sich Daniel Ketelsen. Die Mitarbeiter und Partner von bexio rufen über eine URL das Google Dashboard als das für sie zentrale Element auf. Darüber sehen sie nach einem Log-in in ihren Google Account die für sie freigegebenen Cloud-Applikationen und können komfortabel nutzen.
Damit bexio stets die Hoheit über die Zugriffe hat, verwaltet StackWorks diese zentral über die Admin Console. bexio hat keinen Verwaltungsaufwand, spart Ressourcen und Kosten – unter anderem auch deshalb, weil Google Cloud Identity im Paket Google Workspace Enterprise von bexio enthalten ist. Darüber hinaus kümmern sich die zertifizierten Google Cloud Engineers von StackWorks im Rahmen ihrer Support- und Beratungsdienstleistungen um die laufende Betreuung sowie Weiterentwicklung der IT-Landschaft. „Gemeinsam mit der internen IT-Abteilung von bexio arbeiten wir zum Beispiel an Automatisierungen, um die Effizienz zu erhöhen“, sagt Kevin Heeb, Cloud Consultant bei StackWorks. Die Abstimmungen finden wöchentlich in virtuellen Meetings statt.
Fachliche Weiterentwicklung und Support
In diesem Zuge hat StackWorks etwa ein automatisiertes Gerätemanagement mitkonzipiert. Dieses wurde so gestaltet, dass die IT-Abteilung für neue Mitarbeiter Notebooks bestellt. Der Zulieferer hinterlegt das Gerät im System, sodass es im Device Management angezeigt wird. Erhält der Mitarbeiter das Notebook und schaltet es ein, wird ihm eine Willkommensnachricht angezeigt. Anschliessend wird er durch den Anmeldeprozess geführt, sodass alle benötigten Applikationen installiert werden. Nach einer kurzen Schulung kann er direkt beginnen. Bei einem Offboarding hat bexio die Möglichkeit, den Zugriff auf sämtliche Anwendungen mit einem Schritt zu deaktivieren und somit effizient sicherzustellen, dass sich ein ausgeschiedener Mitarbeiter nicht länger in die Unternehmensanwendungen einloggen kann. Ein weiteres Beispiel ist die automatische Pflege der Profile der mehr als 100 Mitarbeiter auf der bexio-Website. Dabei erfolgte die Automatisierung über das eingesetzte HR-Tool.
Des Weiteren übernimmt StackWorks den 1st Level Support für die Mitarbeiter von bexio. Wenn ein PC plötzlich zu langsam ist, jemand sein Passwort vergessen hat oder ein anderes Problem auftaucht, posten sie es in einem speziellen Slack Channel. Zu sämtlichen Anfragen werden Tickets erstellt, die StackWorks dann abarbeitet, sodass die Probleme behoben werden.
Vor allem das HR Departement ist sehr zufrieden, weil die Mitarbeiter den manuellen Aufwand, der früher mit dem On- und Offboarding verbunden war, deutlich reduzieren konnten.
Daniel Ketelsen
Positives Feedback auf allen Ebenen
Die Rückmeldungen der Mitarbeiter, welche die interne IT-Abteilung von bexio erhält, sind konsistent positiv. „Vor allem das HR Departement ist sehr zufrieden, weil die Mitarbeiter den manuellen Aufwand, der früher mit dem On- und Offboarding verbunden war, deutlich reduzieren konnten“, sagt Daniel Ketelsen. Zudem gibt es viel Lob bezüglich der Reaktionsgeschwindigkeit im Support. „Die Antworten auf Anfragen erfolgen so schnell, dass wir das Gefühl haben, StackWorks wäre hier“, beschreibt Daniel Ketelsen und betont: „Wir sehen unsere Mitarbeiter ähnlich wie unsere Kunden und wollen, dass sie als Teil von bexio zufrieden sind. Daher legen wir grossen Wert darauf, sie zu enablen und ihnen ihre Arbeit so einfach wie möglich zu machen.“
Das gemeinsame Wirken daran mit StackWorks schätzt der IT-Leiter sowohl auf fachlicher als auch auf persönlicher Ebene als sehr bereichernd ein: „Die Zusammenarbeit bereitet Spass. Wir teilen ein ähnliches Mindset. Wir sprechen Probleme an, um sie dann zu lösen und zu wachsen.“ So steht auch schon das nächste Projekt in den Startlöchern: die Entwicklung eines IT-Dashboards, das die verschiedenen Informationsquellen aggregiert, sodass bexio eine allumfassende Übersicht über User und Tools erhält. „StackWorks bietet, was wir benötigen, um weiter zu wachsen. Somit haben wir optimale Voraussetzungen, damit wir unsere Vision leben und noch mehr KMU zu Erfolg verhelfen können“, fasst Daniel Ketelsen zusammen.
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