Mehr Power für BASE mit effizienten Cloud Services

Auslöser, um sich Unterstützung zu organisieren, war für BASE die Corona-Pandemie. Die Stiftung hatte zwar bereits Google Workspace im Einsatz, aber das Potenzial noch nicht ausgeschöpft. Die Dokumente waren auf einem Network Attached Storage (NAS) gespeichert und statt der Apps in Google Workspace wurden andere Anwendungen andere verwendet. Als BASE dann mit dem Arbeiten aus dem Homeoffice konfrontiert war, gestaltete sich der Zugriff auf die Dokumente nicht ideal. „Das wollten wir ändern. Der Zugriff und die Zusammenarbeit sollten einfacher werden, sodass wir uns entschieden, konsequent den Schritt in die Cloud zu gehen“, erklärt BASE-Geschäftsführer Daniel Magallón.

Systematisch von Beginn an

Ende November 2021 begann das Projekt. „Zunächst wussten wir noch nicht, was auf uns zukam“, erinnert sich Kevin Heeb, Cloud Consultant bei StackWorks. Deshalb wurde als Erstes der Leistungsumfang ermittelt und definiert. Die Aufgabe bestand darin, die E-Mails und Daten zu Google Workspace zu migrieren. „Besonders wichtig war uns, dass der Transfer im laufenden Betrieb erfolgt und unsere Arbeit nicht beeinträchtigt wird“, erzählt Anna Hausser, Climate Finance Specialist und Operating Officer bei BASE, die das Projekt begleitete.

Da das Arbeiten mit der neuen Infrastruktur mit einigen Änderungen für die Anwender verbunden sein würde, schlug StackWorks Mitarbeiterschulungen vor. Erschien das Thema anfangs nicht akut, wurde es im Laufe der folgenden Wochen zunehmend aktuell, sodass sich BASE entschied, auch diese Change-Komponente in das Projekt zu integrieren.

Erst die E-Mails, dann die Datenablage

Im ersten Umsetzungsschritt migrierte StackWorks die E-Mails zu Gmail. „Herausforderung war, dass die Anwender den E-Mail-Abruf unterschiedlich implementiert hatten. Einige verwendeten POP3, andere IMAP. Deshalb war keine zentrale Übertragung möglich“, berichtet Kevin Heeb. Dennoch verlief die E-Mail-Migration reibungslos, sodass alle Mitarbeiter Ende Januar Gmail verwenden konnten.

Im zweiten Schritt erfolgte die Migration zu Google Drive. Diese beinhaltete mehr als lediglich den Datentransfer vom NAS in die Cloud. „Damit alles später möglichst einfach funktioniert, haben wir neue Prozesse und Arbeitsweisen definiert“, so Kevin Heeb. Dann wurde ein Ordner übertragen, sodass die Mitarbeiter testen konnten, ob die Berechtigung korrekt ist und die Arbeit funktioniert. Nach dem Okay migrierte ein Partnerunternehmen Anfang Februar die anderen Ordner. „Die Problematik hierbei war, dass unmittelbar nach dem Transfer sämtliche Zugänge zur bisherigen Ablage auf dem NAS entfernt und die Mitarbeiter ab dem nächsten Morgen die neue Ablage in Google Drive nutzen sollten, obwohl die Schulung erst zu einem späteren Zeitpunkt stattfand“, verrät Kevin Heeb.

Individuelle Einarbeitung

Die Umstellung verlief reibungslos. „Anfangs stiftete die Freigabe von Dokumenten über Links Verwirrung, aber mithilfe von StackWorks konnten wir diese schnell auflösen“, erzählt Anna Hausser.

Unmittelbar nach dem Wechsel fanden drei Online-Schulungen auf Wunsch von BASE in englischer Sprache statt. Dafür arbeitete StackWorks mit Lutz Education zusammen. Geschäftsinhaber Michael Lutz verrät: „Die Mitarbeiter konnten ihre Fragen im Voraus im Kalender in einem Google Docs stellen und wir haben dann verschiedene Use Cases gezeigt, besprochen und die Einstellungen gemeinsam mit den Mitarbeitern vorgenommen.“ Anschliessend wurde das Erlernte praktisch umgesetzt (z. B. Escape Rooms in Google Meet, Einrichten der Inbox, Einstellungen im Kalender, etc.).

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