So klappt der Wechsel von der kostenlosen G Suite auf Google Workspace

Ende April schlägt die Stunde für das Ende der kostenlosen Version der G Suite. Sie wird zwar bereits seit Dezember 2012 Neukunden nicht mehr angeboten und noch immer fleissig genutzt, allerdings ist die G Suite Legacy free Edition ab dem 1. Mai nicht mehr verfügbar, wie Google ankündigte. Für Anwender bedeutet das, dass sie auf den Google Workspace umstellen müssen. Dieser ist zwar kostenpflichtig, lohnt sich jedoch, da er verbesserte und zusätzliche Funktionen bietet. Bei der Migration warten einige Herausforderungen, die aber einfach zu bewältigen sind.

Prinzipiell ist es möglich, nichts zu unternehmen. Wer bis zum 1. Mai wartet und kein Upgrade vornimmt, dessen Konto stellt Google eigenen Angaben zufolge automatisch auf ein empfohlenes Abo um. Dabei wird ein Workspace-Abo ausgewählt, das die aktuell genutzten Funktionen berücksichtigt. Ab dem 1. Juli 2022 berechnet Google dafür eine Gebühr, deren Höhe vom Abo abhängig ist. Damit das Abo nicht gesperrt wird, müssen bis zu diesem Tag Zahlungsinformationen angegeben werden. Wer kein Upgrade wünscht, kann seine Daten zwar exportieren, allerdings liegt es nahe, dass eine Sperrung mit zusätzlichem Aufwand und Arbeitsunterbrechungen verbunden ist.

Die passende Version von Google Workspace

Daher empfiehlt Google, schon jetzt ein Upgrade auf eine Workspace-Version auszuführen. Von der Attraktivität von Workspace können sich Anwender bis zum 1. Juli 2022 kostenlos überzeugen. Wichtig ist, die am besten passende Version aus den Paketen „Business Starter“, „Business Standard“, „Business Plus“ und „Enterprise“ auszuwählen.

In jedem Fall umfasst Google Workspace alle Hauptdienste der alten, kostenlosen G-Suite-Version, zum Beispiel Gmail, Drive, Kalender, Meet und Chat. Darüber hinaus erhalten Nutzer Support rund um die Uhr sowie je nach Version Zugriff auf andere Premium-Funktionen für Sicherheit und effektive Zusammenarbeit nach neuestem Stand. Die neue Version sollte sowohl nach den aktuell genutzten Diensten als auch nach den Funktionen ausgewählt werden, die das Unternehmen künftig verwenden möchte. Darüber hinaus ist die Anzahl der Nutzer zu berücksichtigen. Denn Google-Workspace-Business-Versionen sind für bis zu 300 Nutzer verfügbar. Bei mehr Anwendern ist eine Enterprise-Version erforderlich.

Unterstützung vom Google-Cloud-Partner

Neben dem Fällen der Entscheidung für die am besten geeignete Version kann es für nicht erfahrene Administratoren im Zuge der Umstellung aufwendig werden, Workarounds von mehreren Instanzen zu konsolidieren. Darüber hinaus gibt es einige zusätzliche Funktionen, die einer Einarbeitung bedürfen. Deshalb ist es für Unternehmen und Institutionen, die noch die kostenlose Version der G Suite nutzen, günstiger, bei der Migration auf die professionelle Begleitung eines erfahrenen Google-Cloud-Partners zu setzen.

Wir leben seit 2015 die Zusammenarbeit mit Google. Gerne helfen wir Ihnen, die passende Version von Google Workspace auszuwählen. Selbstverständlich passen wir Ihre bisherigen Workarounds an die neuen Gegebenheiten an und stellen Ihnen die Änderungen vor. Sie sparen Aufwand und Zeit, sodass Ihre Arbeitsprozesse nicht nur weiterlaufen, sondern nach Möglichkeit noch effizienter werden. Darüber hinaus bieten wir als Google-Cloud-Partner Ihnen günstigere Preise für das Upgrade an.