Smarte Online-Terminverwaltung mit Google Kalender

Die Online-Terminverwaltung ist in einer Zeit, in der zunehmend mehr Prozesse über das Internet abgebildet werden, ein Dauerthema. Viele Business-Anwender suchen eine Lösung, mit der sie die Zusammenarbeit im Team sowie mit Kunden und Projektpartnern einfach und zuverlässig organisieren können. Eine hervorragende Möglichkeit, Termine online zu verwalten, ist Google Kalender.  

Das Cloud-Tool zeichnet sich durch vielfältige Einsatzmöglichkeiten aus. Doch der Reihe nach:

Was ist Google Kalender?

Bei Google Kalender, auch mit der englischen Entsprechung Google Calendar bezeichnet, handelt es sich um einen integralen Bestandteil aller Tarife von Google Workspace. Die Online-Terminverwaltung ist weitaus mehr als ein einfacher persönlicher Terminplaner. Google Kalender hilft dabei, die Team-Kollaboration im Unternehmen zu strukturieren. Da die Online-Kalender direkt mit den übrigen Diensten von Google Workspace, wie Gmail, Meet und Drive, verknüpft sind, müssen Anwender bei der Arbeit nicht zwischen verschiedenen Apps hin und her wechseln. So bleibt mehr Zeit für die wirklichen wichtigen Dinge, die Arbeit an Inhalten gemeinsam mit Kollegen und Kunden.

Warum der Online-Kalender für Unternehmen sinnvoll ist

Wie alle übrigen Dienste von Google Workspace ist die Online-Terminverwaltung per Browser von jedem Endgerät aus verwendbar. Möchten Anwender einen Google Kalender auf dem Desktop hinzufügen, gelingt dies am einfachsten per Browser-Link. Zudem ist Google Kalender als App in chromeOS integriert. Im Google Play Store sowie dem Apple App Store sind Apps für die gängigen mobilen Betriebssysteme Android und iOS verfügbar, mit deren Hilfe Anwender Google Kalender synchronisieren können.

Natürlich bietet die Online-Terminverwaltung einen persönlichen Terminplan mit Tages-, Wochen- und Monatsansicht, die sich mittels responsiven Designs an jede Display-Grösse anpasst. Darüber hinaus liegt der Vorteil für Unternehmen in den vielfältigen Funktionen zur Strukturierung des Arbeitsalltags und der Zusammenarbeit in Teams. User können ihre Google Kalender freigeben und dies sowohl intern als auch extern – sofern Administratoren Letzteres erlauben. Mithilfe der Google Admin Console legen sie zentrale Einstellungen für Google Kalender in ihrer Organisation fest. Darüber regeln sie, inwieweit User Google Kalender teilen dürfen. Hier können sie optional einschränken, dass Externe nur allgemeine Informationen zur Verfügbarkeit, jedoch keine Termindetails sehen können.

Mit einer neuen Option unterstützt der Online-Kalender optimal eine hybride Arbeitsweise. So können Anwender in Google Kalender Arbeitszeit und Arbeitsort konfigurieren und andere User darüber informieren, von wo sie typischerweise arbeiten.

Damit ist es einfach, Meetings zu organisieren – im Büro, rein virtuell oder auch hybrid. Weiterhin schlägt Google Kalender nahtlos die Brücke zu Google Meet und integriert auch eine Suche für Besprechungsräume mitsamt Informationen zur Grösse und vorhandenen Ausstattung für hybride Meetings. Gemeinsam genutzte Räume oder Ressourcen lassen sich einfach einrichten und den Terminen hinzufügen.

Auch Gmail integriert sich nahtlos. Wenn Anwender eine E-Mail zu einem Ereignis erhalten, etwa zu einer Flug- oder Hotelbuchung, trägt Gmail die zugehörigen Informationen automatisch in den Kalender ein.

Standardmässig meldet sich die Online-Terminverwaltung zehn Minuten vor einem Termin mit einer Erinnerung. Über die Einstellungen können diese Erinnerungszeiten wunschgemäss angepasst werden. Wer nicht gestört werden möchte, kann die Google Kalender E-Mail-Benachrichtigung ausschalten oder bestimmte Fokus-Zeiten definieren, zu denen Google Kalender Besprechungsanfragen automatisch ablehnt.

Interoperabilität mit anderen Plattformen

Eine der häufigsten Fragen im Zusammenhang mit der Online-Terminverwaltung ist, inwieweit die Zusammenarbeit plattformübergreifend möglich ist – insbesondere im Hinblick auf die verbreiteten Lösungen Microsoft Outlook und den zugehörigen Microsoft Exchange Server. Die gute Nachricht lautet, dass sowohl die Migration von Outlook und Exchange zu Google Kalender als auch eine Koexistenz beider Welten problemlos möglich sind.

Grundsätzlich können Anwender Google Kalender mit Outlook synchronisieren, doch ein bidirektionaler Sync erfordert den Einsatz der Software von Drittanbietern, da Google das früher verbreitete Tool „Google Calendar Sync“ eingestellt hat. Alternativ dazu können User ohne zusätzliche Apps einen Google Kalender freigeben und in Outlook abonnieren. Dann funktioniert der Sync allerdings nur in einer Richtung und Termine, die im Google Kalender eingetragen werden, erscheinen automatisch in Outlook.

Für eine Migration oder auch eine längerfristige Koexistenz ist eine Konfiguration auf Server-Ebene die deutlich bessere Wahl. Bei den Einstellungen in der Google Admin Console gibt es die „Verwaltung des Calendar Interop“. Administratoren können mit dieser Funktion einrichten, dass Google Kalender und Microsoft Exchange nahtlos zusammen funktionieren. User können in beiden Welten ihren Verfügbarkeitsstatus freigeben, sodass jeder die Terminübersichten der anderen sehen kann.

Richten Sie sich also eine smarte Online-Terminverwaltung ein und profitieren Sie von einer nahtlosen Zusammenarbeit! Wir unterstützen Sie gerne bei der Einführung und Migration von anderen Plattformen.