Mit Google Workspace aus dem Homeoffice effizient zusammenarbeiten

Das neue Jahr beginnt wie das alte endete: mit einer Verpflichtung zur Arbeit aus dem Homeoffice, wo dies möglich ist. Trotz der Erfahrungen, die Mitarbeiter und Unternehmen damit in den zurückliegenden Monaten gesammelt haben, läuft noch immer nicht alles reibungslos. Doch mit Google Workspace können Unternehmen mit wenig Aufwand den Grundstein für eine deutlich bessere Zusammenarbeit legen.

Dass entsprechender Bedarf besteht, zeigt eine Studie des Outplacement-Dienstleisters Rundstedt. Ihr zufolge hat die grosse Mehrheit der befragten Unternehmen während der Pandemie nicht Smart Working, sondern Telearbeit eingeführt. „Sie arbeiten noch immer in den gleichen Strukturen, Prozessen und Methoden und haben lediglich die gleichen Arbeitsabläufe, die bisher im Büro stattfanden, an einen entfernten Ort (ins Homeoffice) verlegt“, heisst es. Zudem sehen sie Smart Working oft als reine Notwendigkeit statt als Wahl und unterstützen ihre Mitarbeiter nicht ausreichend, zum Beispiel, was die IT-Infrastruktur betrifft. Dabei gebe es keine signifikanten Unterschiede zwischen den verschiedenen Branchen.

Flexibilität - ein Muss für erfolgreiches Arbeiten

In der Tat ist das Etablieren von Smart Working, welches das Arbeiten von jedem Ort der Welt aus beinhaltet, ein Prozess. Durch das Erkennen und Akzeptieren der Notwendigkeit und einfach umzusetzende Massnahmen jedoch kann es schnell zur zweiten Natur werden, wie Google im Workspace-Handbuch in Bezug auf die Hybrid-First-Denkweise formuliert hat. Wichtig sei zu begreifen, dass hybrides Arbeiten mehr als den Arbeitsort beinhalte. Es gehe darum, mit Kollegen verbunden zu bleiben, Zeit und Aufmerksamkeit zu managen sowie die passende Technologie zu verwenden, damit jeder sein Potenzial entfalten könne. Dementsprechend bilde smarte, flexible Technik, die sowohl Hardware als auch Software umfasse, um Teams nahtlos zu verbinden, einen essenziellen Teil der Erfolgsstrategie. Der zweite Punkt: eine inspirierende und integrative Arbeitsumgebung schaffen und das Büro für Hybrid Work neu denken. Nicht zuletzt sollten Best Practices etabliert werden, die eine „Hybrid-First“-Denkweise fördern. Was die Werkzeuge betrifft, sei wichtig, dass diese so flexibel seien, dass sie sowohl Echtzeit- als auch asynchrone hybride Zusammenarbeit unterstützen. Die Fähigkeit, sich nahtlos zwischen Kommunikationsmodi zu bewegen – wie zwischen einem freigegebenen Dokument in einem Chatroom und einem Videoanruf springen mit einem Klick – sei entscheidend. Der Google Workspace, mit dem Google sich seit mehr als einem Jahrzehnt auf die Zusammenarbeit überall und jederzeit fokussiert, ermöglicht genau das.

Nützliche Funktionen von Google Workspace

So kann ein Team etwa einen Projektplan in einem geteilten Dokument erstellen und Mentions verwenden, um beteiligte Personen, relevante Inhalte und Veranstaltungen zu verknüpfen. Über spezielle Chats, in denen Gruppendiskussionen stattfinden können, oder ausweitend über den Videokommunikationsdienst Google Meet, ist ein Austausch sämtlicher Teilnehmer möglich. Dabei kann es sich um wiederkehrende Meetings genauso handeln wie um einmalige Zusammenkünfte. Google Meet und die Meet Hardware enthalten viele Funktionen, die hybride Arbeit unterstützen. Belegungserkennung, sprachaktivierte Steuerung und TrueVoice-Technologie zur Geräuschunterdrückung sind einige Beispiele. Darüber hinaus unterstützt der Google Calendar bei der Planung. Bei Präsentationen helfen Sheets und Slides, Jamboard als interaktives Whiteboard hebt das Brainstormen auf ein neues Level. Das Ergebnis ist ein effektiver, kreativer und angenehmer Arbeitsplatz, der Produktivität und Kreativität verbessert, Verbindung und Zugehörigkeit stärkt sowie Gesundheit und Wohlbefinden fördert.

IT-Partner begleitet fachlich

Um Google Workspace optimal zu verwenden, sind eine richtige Planung, eine fachgerechte Implementierung und eine fortlaufende Optimierung sinnvoll. Dabei können Unternehmen aller Branchen auf StackWorks setzen. Services wie das Cloud Assessment, das Google Workspace Audit, die Google Workspace Migration und Schulungen sorgen für eine nachhaltige Nutzung über die Homeoffice-Pflicht hinaus – bei minimaler Beanspruchung der eigenen Ressourcen. Dass dieses Vorgehen am Puls der Zeit liegt, bestätigt der „ISG Provider Lens™ Public Cloud – Services & Solutions Report Switzerland 2021“ des Marktforschungs- und Beratungsunternehmens Information Services Group. Denn er attestiert nicht nur, dass Unternehmen in der Schweiz auf die Cloud zurückgreifen, um ihren Mitarbeitern während der aktuellen Pandemie die Arbeit aus dem Homeoffice zu ermöglichen, sondern auch, dass sie daneben nach Cloud-Service-Anbietern suchen, die sie beim Management von Multicloud-Umgebungen unterstützen können und die über gut etablierte Partnerschaften mit den grossen Anbietern verfügen. Zudem wenden sie sich an Anbieter von Cloud-Beratungs- und Transformationsdiensten, um moderne Cloud-Native-Technologien effektiv zu nutzen und den für die digitale Transformation erforderlichen kulturellen Wandel zu bewältigen.

Dieser Schritt in Richtung Smart Working ist pragmatisch und zielführend zugleich. Denn er hat erwiesenermassen positive Auswirkung auf Effizienz und Qualität. Der Rundstedt-Studie zufolge sehen mehr als 75 Prozent der Befragten keinen Effizienzverlust und 80 Prozent keine Qualitätseinbussen. Circa 37 Prozent stellen sogar eine klare Steigerung der Produktivität fest, 22 Prozent eine Zunahme der Qualität. Darüber hinaus ist Fakt: Smart Working bleibt auch in Zukunft und wir begleiten Sie auf Ihrem Weg, sodass Sie den Rücken frei haben, um sich Ihrem Kerngeschäft zu widmen – wohin sich die Rahmenbedingungen auch entwickeln.