Interview: Von Skepsis zu Begeisterung - Wechsel von Microsoft zu Google Workspace

Urs Goldener vom Modehaus Goldener über die Umstellung von Microsoft Office auf Google Workspace

‍Als Microsoft-Enthusiast und Experte blickte Urs Goldener zunächst skeptisch auf die Einführung von Google Workspace in seinem Unternehmen. Gewohnt an die Microsoft-Welt, erschien ein Wechsel zu Google-Lösungen anfangs überflüssig. Doch wie und warum sich die Sichtweise im Laufe der Zeit verändert hat, erzählt Urs Goldener vom Modehaus Goldener in diesem spannenden Erfahrungsbericht.‍

Vielen lieben Dank Urs, dass ich heute hier sein darf. Wie würdest du das Modehaus Goldener in eigenen Worten beschreiben?
‍Das Modehaus Goldener steht für Innovation im Textileinzelhandel und befindet sich auf Expansionskurs. Mit 18 Filialen in der Ostschweiz bieten wir eine Vielfalt an Mode und qualitativ hochwertige Beratung. Unser Ziel ist es, Mode für jeden Geschmack zugänglich zu machen, unterstützt durch die Expertise unserer qualifizierten Mitarbeitenden. Dazu gehört eine kontinuierliche Weiterbildung, um immer auf dem neuesten Stand zu sein. Unsere Vision ist es, Kunden so zu beraten, dass sie begeistert unser Geschäft verlassen, weil sie etwas gefunden haben, das sie überrascht. Diese "Extrameile" ist zentral in unserer Philosophie.

Die verstärkte Nutzung von Social Media hat unsere Kundenkommunikation erweitert. Wir präsentieren ganze Outfits in Videos und ermöglichen direkten Kontakt über soziale Medien. Das bietet im Vergleich zum Verkauf einzelner Produkte mehr Wert. Dank unseres Warenwirtschaftssystems kennen wir die Kundenpräferenzen gut, was zu einer niedrigen Rücklaufquote und zu Erfolg führt. Hinter den Kulissen erfordert dies umfangreiche Organisation und einen effizienten Informationsfluss, aber auch den Zugang zu Weiterbildungen für alle unsere Mitarbeitenden.

Was hat euch zum Wechsel von Microsoft zu Google Lösungen bewogen?
‍Wir fühlten uns quasi gezwungen, den Wechsel selbst in die Hand zu nehmen. Mein Sohn und ich entwickeln mit der Firma Subsidia AG mobile Kassen, was weltweit ein absolutes Leader-Thema ist. Es gibt sehr viele Online-Kassen für die Gastronomie, bei denen Bestellungen möglich sind, aber kein System bietet eine Integration mit einem Warenwirtschaftssystem, das nicht nur einzelne Produkte, sondern auch Grössen, Varianten und Farben umfasst. 

Diese Entwicklung hat logischerweise dazu geführt, dass die Kassenlösung auch in unseren Filialen eingeführt wurde. Für deren Funktionieren sind Android-Geräte notwendig und damit war klar, dass wir mit Microsoft nicht mehr weiterarbeiten können. Für die zukünftige Nutzung unserer mobilen Kassen benötigen wir Instrumente, welche uns die Basis für unsere Anforderungen liefern.

Wie hast du die Einführung von Stackworks erlebt? 
‍Am Anfang war ich ehrlich gesagt skeptisch. Als eingefleischter Anwender von Microsoft, der mit den Produkten stark vertraut war, fand ich alles rund um Google überflüssig. Doch dann kam die Präsentation von Stackworks mit Kevin und Ishan. Das war ein echtes "Aha-Erlebnis". Ihre Präsentation war so überzeugend, dass ich dachte: Wenn sie auch nur einen Bruchteil liefern, was sie versprechen, wäre das fantastisch. 

Und tatsächlich, sie haben sogar mehr geliefert als versprochen. Daher bin ich zu einem Fan von Stackworks geworden. Ein wesentlicher Grund dafür ist auch das hochkompetente Team hinter Stackworks. Sie wissen genau, was sie tun; es sind keine Laien am Werk, sondern Experten, die ihr Handwerk verstehen. Deshalb kann ich Stackworks wärmstens empfehlen – sie finden eine Lösung, sollte es ein Problem geben.

Wie hat sich die digitale Arbeitsweise seit der Einführung von Google Workspace verändert? 
‍Die Arbeitsweise hat sich um 180 Grad verändert. Um eine komplette Neuausrichtung zu erreichen, ist ein mentaler Wandel von allen nötig – beim Verwaltungsrat, der Geschäftsleitung, bei der Teamleitung bis zu den Mitarbeitern und Lernenden. Alle müssen sich auf ein neues Konzept einstellen und die Vorzüge des neuen Produkts erkennen, trotz des Aufwands. Der Zeitbedarf darf nicht unterschätzt werden. Auch wenn es das Produkt kann, muss es der Mitarbeitende anwenden können. Es war wichtig, diesen Prozess schrittweise zu planen.

Ein Jahr im Voraus begann die Planung, aufgeteilt in Meilensteine: Nutzung eines Google Kalenders, E-Mail-Management usw. Nach jeder Lerneinheit gab es Schulungen – intern, durch Videos, sowie Wettbewerbe, die zum gegenseitigen Herausfordern anregen. Wir machten den Lernprozess spielerisch, um den Umgang zu verbessern. Diese Methoden brachten schnell Erfolg. Die Umstellung von Microsoft- auf Google-Produkte und andere Geräte ist eine grosse Veränderung. Statt PCs nutzt man plötzlich Mobiltelefone, was eine neue Herangehensweise erfordert. Es ist entscheidend, sich Zeit zu nehmen, um sicherzustellen, dass jeder mit den neuen Werkzeugen vertraut ist. Ein reiner Top-Down-Ansatz hätte nicht funktioniert.

‍Welche Google Workspace Tools haben sich als besonders wertvoll für die Unternehmensprozesse erwiesen? 
Die Admin-Oberfläche ist herausragend und ermöglicht zentrales, effizientes Verwalten firmeneigener Geräte – von der Freigabe und Sperrung bis hin zur Vergabe von Berechtigungen, alles von einem zentralen Ort aus. Dieses Tool ist für unser Backoffice-Team und die Administratoren unverzichtbar, da es eine Vielzahl an Einstellungsmöglichkeiten bietet, die wir intensiv nutzen. Trotz der komplexen Anforderungen in der Textilbranche mit vielseitigen Wünschen und Bedürfnissen haben wir mit Google Workspace bisher alles lösen können. Es ist darum das Herzstück. 

Ein wesentlicher Vorteil von Google Workspace ist die vollständig indexierte Suche, die das Auffinden von Informationen, auch in Anhängen, effizient und unkompliziert macht – ein deutlicher Fortschritt gegenüber der früheren, aufwändigen Suche mit Tools wie One-Note. Diese Funktion erleichtert unseren Mitarbeitenden erheblich, benötigte Informationen schnell zu finden.

Ein weiterer zentraler Punkt ist Google Drive für die Verwaltung und Freigabe von Dokumenten. Für mich schlichtweg genial im Handling und in der Kontrolle. Wo früher Kommunikation per Papier stattgefunden hat oder per Mail versandt, arbeiten wir jetzt alle am gleichen Dokument und haben keine Redundanzen.  

Die Integration von Terminplanung und Aufgabenverwaltung in Google Workspace hat unsere Arbeitsprozesse optimiert. Aufgaben werden effizient zugewiesen und standortübergreifend verteilt, inklusive eines Kontrollmechanismus zum Überprüfen des Status.

Google Sites dient uns als zentrale Informationsplattform, auf der wichtige Dokumente und Anweisungen für alle Mitarbeiter leicht zugänglich sind, angereichert mit allen relevanten Informationen, Links oder Videos.

Obwohl wir Google Workspace umfassend nutzen, können Add-ons spezifische Bedürfnisse ergänzen und diese funktionieren reibungslos wie etwa bei uns mit dem Logo und der Signatur. 

Eine wichtige Erkenntnis für uns war, dass trotz der Vielzahl an verfügbaren Add-ons die Kernfunktionen von Google oft ausreichen und es effektiver ist, sich auf diese zu verlassen, anstatt auf externe Programme auszuweichen. Dies hat sich als effizient und zufriedenstellend herausgestellt.

Welche Learnings mitnehmen?
‍Innerhalb eines Unternehmens sind für den Erfolg neuer Projekte, wie der Einführung von Google Produkten, mehrere Punkte entscheidend. An erster Stelle steht das Team. Es ist wichtig, dass die Projektverantwortlichen den gewählten Weg nicht nur verstehen, sondern auch überzeugt mitgehen. Bei StackWorks liegt der Fokus darauf, dass Mitarbeitende die Veränderungen nicht nur unterstützen, sondern auch erleben und verstehen, was der Wechsel zu Google Produkten für sie bedeutet.

Ein weiterer wichtiger Aspekt ist die Planung genügender Vorlaufzeit. Entscheidungen brauchen Zeit und können nicht über Nacht getroffen werden. Es ist essenziell, dass Endnutzer – die Mitarbeitenden, die die neuen Tools verwenden werden – in den Prozess einbezogen werden. Es reicht nicht, dass das Projektteam sich für Google Tools entscheidet. Die Mitarbeitenden müssen lernen, diese aktiv zu nutzen.

Der Erfolg hängt davon ab, die Einführung der neuen Tools so zu gestalten, dass sie für Mitarbeitenden ein Erfolgserlebnis wird. Neue Prozesse und Produkte sollten in kleine, handelbare Einheiten aufgeteilt werden, sodass am Ende ein sichtbares Resultat steht. Es ist wichtig, alle Mitarbeitenden, von der Geschäftsführung bis zu den Lernenden, einzubeziehen. Dies beginnt bereits im Verwaltungsrat, der aktiv mit den neuen Tools arbeiten sollte, um einen Antrieb im gesamten Unternehmen zu schaffen.

Ein weiterer wichtiger Punkt ist die Wahl des richtigen Partners für die Umsetzung des Projekts, der das Geschäftsmodell verstehen muss. Im Textileinzelhandel ist dies besonders herausfordernd. StackWorks hat hierbei unser Geschäftsmodell verstanden und konnte unsere Geschäftsabläufe erfolgreich abbilden.

Zusammenfassend sind das Verständnis der Geschäftsstrukturen, die genügende Vorlaufzeit, die Einbindung aller Mitarbeitenden und die Auswahl des richtigen Partners entscheidend. Es ist wichtig, Prozesse zu hinterfragen und Neuerungen sinnvoll zu präsentieren. Onboarding ist mehr als nur der Startschuss; es erfordert kontinuierliche Bemühungen, um sicherzustellen, dass die Veränderungen angenommen und gelebt werden.

Vielen lieben Dank Urs für dieses inspirierende Gespräch und deine Zeit. Wir wünschen Dir weiterhin viel Erfolg.