Google Forms – die moderne Art der Interaktion

Mit Google Forms for Business (oder schlicht Google Formulare) hat Google ein intuitiv bedienbares und mächtiges Werkzeug im Angebot, mit dem Anwender schnell aussagekräftige Umfragen erstellen und auswerten können. Doch welche Möglichkeiten bieten die flexiblen Formulare im Detail?

Google Forms ist Bestandteil sämtlicher Editionen von Google Workspace. Das cloudbasierte Werkzeug für Formulare und Umfragen steht damit sowohl Privatanwendern als auch Unternehmen aller Grössen sowie Selbstständigen und Gewerbetreibenden zur Verfügung. Mit Google Forms for Business als Unternehmensversion lassen sich in kürzester Zeit Online-Umfragen erstellen – zum Versand per E-Mail, Teilen über Social-Media-Kanäle oder live im Rahmen von Veranstaltungen. Die Ergebnisse können sofort in Echtzeit analysiert und grafisch aufbereitet werden.

Google Formulare: praktisch ohne administrativen Aufwand

Endanwender können Google Forms als Self-Service nutzen, denn der Webdienst ist intuitiv ohne Einarbeitung verwendbar. Doch sollten User weitere Informationen für einen möglichst einfachen Einstieg wünschen, hilft der Hersteller mit einem kurzen Google Forms Tutorial auf YouTube, das die ersten Schritte erläutert.

Für IT-Administratoren bringen die Google-Formulare praktisch keinen zusätzlichen Verwaltungsaufwand mit sich. In der zentralen Steuerung der Google Admin Console tritt Google Forms gar nicht mit separaten Optionen in Erscheinung. Die smarten Formulare sind im Dienst „Drive und Docs“ enthalten. Wird der Dienst für Benutzer oder Gruppen aktiviert, stehen unter https://docs.google.com über das Hamburger-Menü oben links auf der Seite neben den drei Office-Apps Google Docs, Sheets und Slides automatisch auch die Google Formulare zur Verfügung. Über die Webseite können Anwender eine neue Google-Forms-Umfrage erstellen oder ein bestehendes Google-Formular bearbeiten.

Für ein neues Projekt beginnen sie wahlweise mit einem leeren Formular oder wählen einen passenden Typ aus der Vorlagengalerie. Diese ist untergliedert in zwei Bereiche. Zum einen liefert Google selbst im allgemeinen Teil Ideen für verschiedene Anwendungsfälle. Zum anderen integriert Google Forms for Business einen internen Bereich, an den User eigene Formulare senden und so als Vorlage für alle anderen User bereitstellen können.

Warum Google Forms for Business?

Mit Google Forms integrieren sich Umfragen und Formulare nahtlos in die gewohnte Arbeitsumgebung von Google Workspace. In der Design-Ansicht bestimmen Anwender das Aussehen eines Formulars im Hinblick auf Farben sowie Schriftarten und bauen Schritt für Schritt ihren Fragenkatalog auf. Dabei haben sie die Wahl zwischen Freitext-Feldern, Multiple-Choice-Fragen, Mehrfach-Auswahlen mit Checkboxen oder Dropdown-Feldern mit jeweils einer vorgegebenen Liste von Optionen.

Sie können Nutzern über die Google-Formulare auch anbieten, Dateien hochzuladen, und weitere Elemente verwenden. Dazu zählen Bewertungen mit einer Skala von 1 bis 5 möglichen Punkten sowie Raster, wiederum in Form von Multiple-Choice-Fragen oder Mehrfach-Auswahlen mit Checkboxen. Zudem stehen Auswahl-Elemente für Datums- und Zeitangaben zur Verfügung. Es lassen sich Text- und Video-Bausteine einbauen und umfangreichere Google-Formulare in Abschnitte unterteilen.

In den Einstellungen können Anwender eine Umfrage zu einem Quiz realisieren, indem sie Punkte für richtig beantwortete Fragen festlegen. Weiterhin bestimmen sie, ob Google die E-Mail-Adressen der Teilnehmer erfassen soll und User ihre Antworten nachträglich bearbeiten dürfen. Alternativ dazu läuft eine Umfrage über Google Forms komplett anonym ab und lässt auf Wunsch auch Teilnehmer ausserhalb des eigenen Unternehmens und von vertrauenswürdigen Organisationen zu. Sobald das Google-Formular fertiggestellt ist, kann es über die Schaltfläche „Senden“ wahlweise per E-Mail, per Link (optional mit URL-Shortener), als in HTML eingebettetes iframe-Element oder über Facebook sowie Twitter geteilt werden.

Anders als etwa Gmail, Meet, Docs oder Drive kommen Google Forms ohne separate App aus. Es handelt sich um eine reine Webanwendung im responsiven Design, die auf Endgeräten jeder Display-Grösse sehr gut funktioniert. User können somit komfortabel von jedem Client aus teilnehmen.

Urheber einer Umfrage erhalten in der Webansicht ein unmittelbar grafisch aufbereitetes Feedback. Diagramme zu allen Fragen geben eine Übersicht, auch zu detaillierten Auswertungen pro Frage sowie Einzelansichten jedes ausgefüllten Formulars (siehe Titelbild).

Vielfältige Anwendungsfälle für Google Forms

Die Google-Formulare helfen bei der interaktiven Kommunikation mit Mitarbeitern im eigenen Unternehmen sowie mit Kunden oder Projektpartnern. Die Vorlagengalerie gibt Anregungen für eigene Formulare, den Anwendungsmöglichkeiten sind kaum Grenzen gesetzt: Anmeldung zu einem Event, Feedback während und nach einer Veranstaltung, Bewertung von Vorträgen und Schulungen oder auch Gewinnspiele.

In allen Fällen erfüllt Google Forms die gleichen strengen Datenschutzverpflichtungen und -bestimmungen, die für sämtliche Dienste von Google Workspace gelten, und Anwender behalten die Kontrolle über all ihre Daten.

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