Google Drive – der Online-Speicher für Unternehmen

Dateiablagen auf File-Servern oder NAS-Systemen, die on-premises stehen, waren gestern. Heute speichern Anwender Dateien und Ordner mithilfe von Google Drive komfortabel und sicher in der Cloud. Der Online-Speicher Google Drive ist sowohl für einzelne User als auch für Unternehmen verfügbar.

Für die private Nutzung ist Google Drive mit einem Speicherplatz-Angebot von bis zu 15 GByte pro User kostenlos. Privatnutzer registrieren sich einfach für ein Google-Konto und können den Dienst per Browser oder in den optionalen Apps verwenden.

Die Business- und Enterprise-Versionen von Google Workspace bieten über die persönliche Nutzung hinaus einen deutlich grösseren Funktionsumfang. So beinhaltet der Tarif Business Starter bereits 30 GByte Speicherplatz pro User in Google Drive. Der Tarif Business Standard hebt diese Grenze auf 2 TByte pro Nutzer. Ab dem Paket Business Plus sind sogar 5 TByte pro User inbegriffen und die Enterprise-Tarife erlauben optional unbegrenzten Speicherplatz. Hinzu kommen ab Business Standard aufwärts für Unternehmen sinnvolle Funktionen, wie etwa die geteilten Ablagen.

Was ist Google Drive?

Google Drive für Unternehmen ist integraler Bestandteil des Dienstangebots von Google Workspace. Der Online-Speicher sorgt dafür, dass Anwender von jedem Endgerät und von überall auf ihre in Google Drive gespeicherten Inhalte zugreifen können. Google Drive positioniert sich dabei als umfassende Lösung für „Enterprise File Sync & Share (EFSS)“, also für das Speichern von Daten und deren Synchronisation über mehrere Clients hinweg sowie für das sichere Teilen im Unternehmen und mit Kunden oder Projektpartnern.

Im einfachsten Fall greifen Anwender auf ihren Online-Speicher per Browser zu, um Dateien hoch- und herunterzuladen oder direkt in den weiteren Cloud-Anwendungen von Google Workspace, wie Docs, Sheets und Slides zu bearbeiten. Darüber hinaus ist Google Drive ab Werk in chromeOS und dessen jüngster Variante Chrome OS Flex integriert. Weiterhin bietet der Hersteller die Google Drive App für das hauseigene Betriebssystem Android sowie auch für Apple iOS / iPadOS an. Nutzer von Apple macOS oder Microsoft Windows installieren optional den für beide Plattformen erhältlichen Client Google Drive Desktop. Dieser unterstützt die Offline-Synchronisation von Dateien und Ordnern – sofern die Sicherheitsrichtlinien des Unternehmens dies erlauben.

Ob die Offline-Nutzung und die Verwendung von Google Drive for Desktop zulässig sind, regeln die Einstellungen in der Google Admin Console pauschal für die gesamte Organisation oder auf Wunsch auch separat für einzelne Organisationseinheiten. Im Hinblick auf die Einhaltung von Compliance-Richtlinien lässt sich die Verwendung von Google Drive for Desktop ganz unterbinden oder auf autorisierte Geräte beschränken.

Nützliche Funktionen für die Arbeit in Teams

Standardmässig existieren innerhalb von Google Drive Dateien und Ordner im Kontext eines individuellen Users, der seine Daten für andere Nutzer freigeben kann. Sie bleiben dabei immer in seinem Besitz. Verlässt ein Nutzer das Unternehmen, müsste er daran denken, alle seine Daten an einen Nachfolger zu übertragen. Da dies schon für kleine bis mittelständische Unternehmen mit einem kaum zu beherrschenden Aufwand verbunden wäre, integriert Google Drive ab dem Tarif Business Standard von Google Workspace „Geteilte Ablagen“. Das sind Speicherorte, die im Kontext des Unternehmens existieren und nicht an einzelne User gekoppelt sind. Die User sehen diese Ablagen in Google Drive in einem separaten Bereich unter „Geteilte Ablagen“.

Administratoren verwalten die geteilten Ablagen zentral über die Google Admin Console unter „Apps\ Google Workspace\ Drive und Docs“. Dabei implementiert Google ein ebenso einfaches wie effektives Berechtigungsmodell, das auf oberster Ebene die fünf Stufen Betrachter, Kommentator, Beitragender, Content-Manager und Administrator unterscheidet. Eine geteilte Ablage vererbt diese Zugriffsrechte automatisch auf alle darin enthaltenen Ordner und Dateien.

Darüber hinaus können Anwender mithilfe von Labeln und Sensitivitätsstufen eine Informationsklassifizierung auf Basis von Dateien etablieren und an die jeweiligen Klassen knüpfen, ob und wie eine Datei verwendet werden darf.

Back-up auch in der Cloud

So praktisch die Arbeit mit Google Drive auch ist, eine Strategie für regelmässige Back-ups der wichtigsten Daten ist fast immer ein Muss, wie im Beitrag „Back-up – fast immer ein Muss auch beim Arbeiten in der Cloud“ beschrieben ist. Im Vergleich zur Speicherung von Daten in der Vor-Cloud-Ära bedarf es dabei heutzutage keiner exorbitant teuren redundanten Speichersysteme on-premises mehr. Mit einer Cloud-to-Cloud-Sicherung können Daten kostengünstig aus Google Drive zu einem alternativen Cloud-Provider übertragen und von dort zurückgesichert oder bei Bedarf auf einen lokalen Speicherort heruntergeladen werden.

Gerne unterstützen wir Sie, auf dem Weg zu einem cloudbasierten Arbeitsplatz die zu Ihrem Bedarf passende Methode zur Datensicherung zu wählen und zu implementieren.