Google Docs – smarte Online-Textverarbeitung für Unternehmen

Google Docs ist die cloudbasierte Online-Textverarbeitung von Google Workspace. Mit Google Docs for Business erschliessen Anwender die Möglichkeiten der smarten Dokumente aus der Cloud für ihr Unternehmen. Sie können Dokumente in Echtzeit im Team bearbeiten – und das von überall und jedem Endgerät. Doch über welche Funktionen verfügt Google Docs für Unternehmen?

Im Funktionsumfang aller Tarife von Google Workspace ist ein komplettes Software-Paket für die gängigen Dokumentenformate im Unternehmensalltag enthalten. Natürlich ist eine der häufigsten Fragen, wie sich Googles Büro-Suite im Vergleich mit Microsoft Office und ähnlichen Paketen positioniert. In aller Kürze entsprechen die Apps Google Docs, Sheets und Slides dem klassischen Trio aus Microsoft Word, Excel und Powerpoint. Jedoch gibt es Eigenschaften, welche die Apps von Google Workspace im Vergleich zu herkömmlichen Office-Paketen zur lokalen Installation auf dem Desktop besonders machen.

Wie funktioniert Google Docs?

Als Alleinstellungsmerkmal arbeitet Google Docs online und im Browser ohne die Notwendigkeit, lokal Software zu installieren. Im Gegensatz zu anderen Herstellern hat Google die Möglichkeiten zur webbasierten Arbeit nicht nachträglich und mit reduziertem Funktionsumfang ergänzt, sondern von Grund auf als natives Online-Textverarbeitungsprogramm für die Cloud entwickelt.

Zwar bringt chromeOS von Haus aus Apps für Google Docs, Slides und Sheets mit und auch in den App Stores von Google Android sowie Apple iOS / iPadOS sind passende Apps zu finden. Es handelt sich dabei jedoch um Progressive Web Apps (PWA), die lediglich dem Zweck dienen, den Zugriff komfortabler zu gestalten. Grundsätzlich finden Datenverarbeitung und -speicherung komplett in der Cloud statt – Möglichkeiten zur Offline-Arbeit an Dokumenten durch die Integration mit Google Drive nicht ausgeschlossen.

Warum Google Docs für Unternehmen?

Mit Google Docs for Business stehen sämtliche Funktionen zur Verfügung, die User von einer modernen Online-Textverarbeitung erwarten dürfen. Über das Webinterface können sie einfach und intuitiv neue Google Docs erstellen. Für das native Dateiformat von Google Docs hat der Hersteller als neue Funktion kürzlich das „seitenlose Format“ eingeführt. Dieses hebt die Layout-Grenzen von Online-Dokumenten auf. So lassen sich grosse Bilder und Tabellen einfügen und die Arbeitsfläche von Dokumenten in Höhe und Breite erweitern, ohne dass diese durch Seitenumbrüche unterteilt werden. Das Format eignet sich damit bestens für Brainstorming und Ideensammlungen im Team. Darüber hinaus unterstützt Google Docs die klassischen Seiten-Formate, wie etwa DIN-A4 oder US-Letter, mit konfigurierbaren Seitenrändern. Selbstverständlich können die Dokumente auch ausgedruckt werden.

Google Docs for Business deckt damit sämtliche Anwendungsfälle im Unternehmensalltag ab. Googles allgemeine Vorlagengalerie liefert ansprechende Beispiele für Geschäftsbriefe, Projektberichte, Besprechungsprotokolle, Broschüren, Newsletter sowie für den Bildungssektor Unterrichts- und Vorlesungsnotizen. Auch umfangreichere wissenschaftliche Arbeiten sind für Google Docs kein Problem. Die Online-Textverarbeitung beherrscht Überschriften mehrerer Ebenen und generiert daraus automatisch ein Inhaltsverzeichnis. Unterstützung für Fussnoten, Kopf- und Fusszeilen, Sonderzeichen sowie Gleichungen ist ebenfalls an Bord. Darüber hinaus ergänzt ein breites Angebot an Erweiterungen von Drittanbietern die Funktionalität, etwa mit qualifizierten elektronischen Signaturen.

Google Docs importiert gängige Dokumenten-Formate, wie Microsoft Word oder Adobe PDF und exportiert in die Formate DOCX, ODT, RTF, PDF, TXT, HTML/ZIP sowie EPUB.

Fokus auf Team-Kollaboration

Google Docs, Sheets und Slides sind ganz auf die Zusammenarbeit im Team ausgerichtet, online und in Echtzeit. User können Google Docs für Mitarbeiter, Kunden und Projektpartner ganz einfach freigeben. Sie arbeiten mit mehreren Kollegen gemeinsam an einem Dokument und sehen umgehend die Änderungen, die andere vornehmen. Mit dem zeitlich unbegrenzten Überarbeitungsverlauf haben sie die Möglichkeit, Änderungen an ihren Dokumenten nachzuvollziehen und bei Bedarf nicht gewünschte Änderungen rückgängig zu machen.

Weiterhin können sie interaktiv auf Änderungen reagieren und Kommentare hinzufügen. Dazu hat Google die Option der Zusammenarbeit in der Online-Textverarbeitung um interaktive Elemente, auch als „@-Mentions“ oder „Smart Chips“ bezeichnet, ergänzt. Durch Eingabe eines @-Zeichen an beliebiger Stelle wird ein kontextsensitives Menü geöffnet, mit dem Anwender nicht nur andere zu Mitarbeit und Kommentaren einladen, sondern auch Listen, Medien oder Datumsangaben einfügen und so die Zusammenarbeit interaktiv gestalten können.

Weitere Smart Chips fügen etwa Meta-Informationen zu Kontakten ein oder erweitern einen Link zu Google Maps automatisch zu einem interaktiven Kartenausschnitt des Ziels. So entsteht echte kontextabhängige Kollaboration mit Fokus auf den Inhalt und ohne die Notwendigkeit, zwischen verschiedenen Anwendungen zu wechseln. Anwender können einfach Inhalte aus Docs, Sheets und Slides integrieren. Eine Google-Docs-Umfrage lässt sich über die vierte App des Dienstes, die Google Formulare, ergänzen.

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