Gmail vs. Outlook: E-Mail-Dienste im Vergleich

Was macht Gmail so besonders und wie unterscheidet sich der E-Mail-Dienst vom Mitbewerber Microsoft Outlook? In diesem Beitrag erfahren Sie mehr über beide Lösungen.

Outlook vs. Gmail: Auf den ersten Blick ähneln sich die Angebote dieser E-Mail-Dienste. Beide stehen privaten Anwendern kostenfrei zur Verfügung. So können sie bei Google ein Gmail-Konto erstellen, dessen E-Mail-Adresse die Domain @gmail.com nutzt, in manchen Ländern wie etwa Deutschland alternativ @googlemail.com. Microsofts Freemail-Angebot nutzt die Domain @outlook.com oder nach dem früheren Namen des Dienstes alternativ @hotmail.com. In allen Fällen dient die E-Mail-Adresse als Login.

Tarife für private Nutzer und sehr kleine Unternehmen

Die kostenfreien Varianten der Dienste gehen unterschiedlich mit Speicherplatz um. Google stellt einem Gmail-Account insgesamt 15 GB Speicherplatz zur Verfügung. Auf dieses Kontingent werden nicht nur Gmail-Nachrichten und -Anhänge, einschliesslich der Ordner „Spam“ und „Papierkorb“, sondern auch Dateien in Google Drive und Bilder in Google Fotos angerechnet. Demgegenüber bietet Microsoft ebenfalls 15 GB für die in Outlook.com gespeicherten Nachrichten. Der kostenlose OneDrive-Zugang umfasst weitere 5 GB.

Geschäftliche Nutzer erhalten Zugang zu den Diensten im Rahmen der kostenpflichtigen Angebote von Google und Microsoft. Mit den Plänen für Unternehmen können sie bei beiden Anbietern individuelle E-Mail-Domains einrichten. Dann dient die Domain ihres Unternehmens als Gmail-Login bzw. Outlook-Login.

Google Workspace Business Starter als kleinstes Paket zu 4,68 € pro Benutzer und Monat umfasst 30 GB Speicherplatz pro User, das wiederum variabel Gmail und den übrigen Diensten wie Google Drive zur Verfügung steht. Das Angebot von Microsoft trug früher den Namen Office 365 und wurde zwischenzeitlich in Microsoft 365 umbenannt. Mit dem Tarif für Einsteiger, Microsoft 365 Business Basic, erhalten User zu 5,10 € pro Benutzer und Monat 50 GB Speicherplatz für das Outlook-Postfach sowie 1 TB Speicherplatz in OneDrive.

Tarife für KMU – Gmail im Vorteil

Google Workspace Business Starter und Microsoft 365 Business Basic richten sich eher an sehr kleine Unternehmen. Im Vergleich Gmail vs. Outlook, bezogen auf kleine bis mittelgrosse Unternehmen, hat Gmail klar die Nase vorn. Auch im nächstgrösseren Paket, Microsoft 365 Business Standard, stehen Nutzern für 10,50 € pro Benutzer und Monat 50 GB Speicherplatz in Outlook und 1 TB Speicherplatz in OneDrive zur Verfügung.

Google Workspace Business Standard, erhältlich für 9,36 € pro Benutzer und Monat, stellt dagegen insgesamt 2 TB Speicherplatz pro Benutzer bereit, die sich variabel für E-Mail-Nachrichten und deren Anhänge in Gmail oder für Daten in Google Drive verwenden lassen. Doch im geschäftlichen Alltag sind deutlich mehr Aspekte relevant als allein das Angebot an Speicherplatz.

Abwehr von Spam und Phishing

Zum Schutz vor Spam, Phishing-Angriffen und Malware setzen beide Anbieter darüber hinaus auf fortgeschrittene Technologien und nutzen künstliche Intelligenz (KI), um ihre Spamfilter und die Malware-Abwehr zu trainieren und zu optimieren. Dabei profitieren die geschäftlichen Nutzer auch von den privaten Anwendern und umgekehrt. Denn je grösser die zur Verfügung stehende Datenbasis, desto besser gelingt das Training einer KI.

Hier ist Google im Vorteil, da öffentlich verfügbare Zahlen zu Marktanteilen und absoluten Nutzerzahlen einen deutlichen Vorsprung von Gmail gegenüber Outlook.com und anderweitigen Lösungen anzeigen. So kann Google auf die Erfahrungswerte von über 1,8 Milliarden aktiven Nutzern zurückgreifen, um die Abwehr von Gmail zu trainieren. Nach eigenen Angaben erreicht Gmail eine Erkennungsrate von 99,9 Prozent und blockiert weltweit fast 10 Millionen unerwünschte E-Mails pro Minute.

Lokale Anwendung vs. Web

Die deutlichsten Unterschiede zeigen sich in der grafischen Benutzeroberfläche. Die Desktop-Versionen der Office-Anwendungen für PC und Mac sind bei Microsoft ab Microsoft 365 Business Standard enthalten. Und auch Outlook 365 geht auf diese Desktop-Applikation zurück, die Microsoft in der Vergangenheit zuerst entwickelt hatte. Die Outlook Web App sowie die mobilen Apps für Android und iOS kamen erst später hinzu mit dem Ergebnis, dass die Benutzererfahrung von der deutlich mächtigeren Desktop-Anwendung abweicht. Demgegenüber ist Gmail von Anfang an als Web-Applikation gestartet, deren Bedienung sich zwischen Browser und den mobilen Apps nicht unterscheidet.

Für Umsteiger anfangs ungewohnt und doch bei der täglichen Arbeit äusserst praktisch: Anders als Outlook und andere herkömmliche E-Mail-Clients verwendet Gmail keine Unterordner. Anwender organisieren ihre Nachrichten stattdessen mit Labeln. Diese sind deutlich flexibler. Während eine E-Mail nur in Ordner einsortiert werden kann, lassen sich in Gmail beliebig viele Label erstellen, zuweisen und anschliessend alle Nachrichten mit einem oder mehreren Labeln herausfiltern.

Zusammen mit Googles langjähriger Erfahrung im Bereich der Websuche geht die Arbeit mit einer grossen Menge von E-Mails deutlich einfacher von der Hand. Und natürlich können Anwender nicht nur in Outlook die Signatur anpassen und eine Abwesenheitsnotiz in Outlook einrichten, sondern auch in Gmail.

Tiefe Integration in Google Workspace

Darüber hinaus punktet Gmail mit optimaler Integration in Google Workspace. So haben User aus Gmail heraus persönliche Chats sowie Gruppenbereiche (Spaces) immer im Blick. Sie können direkt aus dem E-Mail-Frontend heraus an Videokonferenzen in Google Meet teilnehmen sowie Aufgaben erstellen, zuweisen und bearbeiten. Weiterhin integriert Gmail mit dem Google Kalender, der sich einfach per E-Mail für andere Nutzer freigeben lässt. Deshalb fällt das Ergebnis unseres Vergleichs Gmail vs. Outlook deutlich zugunsten von Gmail aus.

Wollen Sie künftig Gmail nutzen und Ihre E-Mails von Outlook zu Gmail migrieren? Wir unterstützen Sie gern dabei.

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