Google Workspace – Zusammenarbeit neu gedacht

Mit Workspace hat Google eine umfassende Suite von Werkzeugen für die erfolgreiche Zusammenarbeit und Kommunikation in Teams zusammengestellt. Das Besondere ist dabei nicht allein der Funktionsumfang, sondern die Art und Weise, wie Workspace die Apps und Dienste nahtlos miteinander verbindet.

Die Applikationen und Dienste des Google Workspace, zuvor „G Suite“, sind optimal auf die Anforderungen der modernen Arbeitswelt ausgerichtet. Mit den jüngsten Weiterentwicklungen trägt Google vor allem den Trends zu geografisch und zeitlich verteiltem Arbeiten Rechnung. So ist für viele Nutzer die Büro-Arbeit längst nicht mehr fix mit einem physischen Büroraum verbunden, sondern flexibler Arbeit an verschiedenen Unternehmensstandorten, von zu Hause und unterwegs gewichen, je nach Bedarf auch an wechselnden Endgeräten.

Bestens gerüstet für die moderne Online-Welt

Google Workspace passt bestens zu dieser neuen Normalität mit ihren hybriden Einsatzszenarien. Die Besonderheit: Google Workspace speichert und verarbeitet alle Daten in der Cloud und benötigt keinerlei lokal installierte Software. Allen Apps und Diensten reicht als Mindestanforderung ein Webbrowser – und das ist im besten Fall Google Chrome, den Sie mit der Google Admin Console auf einfache Weise und unabhängig vom Endgerät verwalten.

Der Sync-and-Share-Client Google Drive ist in Google Chrome OS fest integriert und zusätzlich auch als Client-App für macOS und Windows sowie die gängigen mobilen Plattformen Android und iOS verfügbar. Zusammen mit weiteren optionalen Apps ist so bei Bedarf grundsätzlich auch Offline-Arbeit realisierbar. Doch eine Internetverbindung vorausgesetzt, ist Google Workspace ohne Abstriche bei der Funktionalität allein im Browser verwendbar.

Komplett-Paket für die Team-Arbeit

Google Workspace umfasst sämtliche Tools für eine effiziente Zusammenarbeit und Kommunikation in Teams und das für Unternehmen jeder Grösse. Unabhängig von der Edition sind die grundlegenden Werkzeuge bereits ab dem kleinsten Plan enthalten. Das gilt für die Kommunikation über E-Mails in Gmail, ebenso wie für Kalender, Kontakte und Notizen, die Integration von 1:1- und Gruppen-Chats sowie für Online-Konferenzen mittels Google Meet. Für Interaktivität und Kreativität in Meetings sorgt Jamboard, eine Whiteboard-Anwendungen, die Google in Form einer App sowie auch optional als Hardware-System zur Ausstattung für Konferenz- und Meeting-Räume anbietet.

Google Docs, Sheets und Slides verarbeiten, wie schon ihre Namen vermuten lassen, die klassischen Office-Formate Dokumente, Tabellen sowie Präsentationen. Die Anwendungen Sites und Forms erweitern den Funktionsumfang zusätzlich um Team-Webseiten sowie intuitiv bedienbare Umfragen sowie Formulare.

Die Liste der Apps und Dienste scheint auf den ersten Blick vergleichbar mit dem Angebot von Microsoft Office 365. Doch bei genauerem Hinsehen hat Google zahlreiche Funktionen implementiert, die Workspace von Mitbewerbern absetzen und das Potenzial haben, die Zusammenarbeit im Team signifikant zu verbessern.

Kontextorientiert und fokussiert

Der Schlüssel zu einer effizienten und effektiven internen Kommunikation im Team und im gesamten Unternehmen ist die kontextbezogene Collaboration. Kontextbezug meint insbesondere, dass Kommunikation möglichst nicht mehr über herkömmliche E-Mails stattfindet, sondern direkt und unmittelbar dort, wo die Inhalte, Dokumente und Aufgaben gespeichert sind.

Ein Negativ-Beispiel: In althergebrachten Strukturen gehören E-Mail-Anhänge wie etwa „2022021_Angebot_KundeX_ entwurf_überarbeitet_v2_ FINAL.docx“ zum Arbeitsalltag. Dokumente werden in endlosen E-Mail-Threads an viele Empfänger geschickt. Änderungsvorschläge und Aufgaben befinden sich mal im Body-Text der E-Mails, mal als Kommentar im Dokument, mal in einem parallelen Team-Chat. Anwender verlieren ihren Fokus, da sie ständig zwischen verschiedenen Anwendungen wechseln müssen.

Im Vergleich dazu ist die neue Art der Zusammenarbeit, wie Google Workspace sie ermöglicht, deutlich fokussierter. Google hat dazu bereits im vergangenen Jahr die Smart Canvas vorgestellt, eine interaktive Arbeitsfläche, die einen übergreifenden Kontext für die Arbeitsinhalte bildet und sich dynamisch an den Bedarf der Anwender anpasst. Smart Canvas ist keine neue App, sondern eine optimierte Verbindung zwischen den bereits vorhandenen Anwendungen.

So können Anwender in Google Workspace die bereits aus der Chat-Kommunikation bekannten Mentions direkt innerhalb ihrer Arbeitsinhalte verwenden, etwa in Dokumenten und Präsentationen. Das @-Zeichen dient nicht mehr nur dazu, Mitarbeiter in die Arbeit einzubeziehen, sondern auch kontextbezogen interaktive Elemente in die Arbeitsinhalte einzufügen. Das können Besprechungsnotizen, Tabellen, Listen, Diagramme, Datumsangaben oder auch Querverweise auf andere Dokumente sein.

Auch die Grenzen zwischen den einzelnen Apps hebt Google mehr und mehr auf. So sind 1:1- und Gruppen-Unterhaltungen nicht mehr auf die Chat-App begrenzt, sondern auch in die Seitenleiste von Gmail integriert. Aus einem Chat heraus können Anwender direkt ein Dokument öffnen oder umgekehrt aus einem Dokument heraus direkt einen Chat oder ein Online-Meeting, aus dem Online-Meeting ein Jamboard. So ist die Team-Arbeit nicht mehr in den Grenzen einzelner Apps gefangen, sondern auf den eigentlichen Inhalt fokussiert – eben kontextbezogen.

Im nächsten Beitrag unserer Blog-Reihe erfahren Sie Details über die verschiedenen Editionen von Google Workspace, sodass Sie den für Ihre Unternehmensgrösse und Anwendungszwecke optimalen Funktionsumfang auswählen können.