Back-up – ein Muss auch beim Arbeiten in der Cloud

Cloud-Lösungen wie Google Workspace bieten eine Vielzahl von Sicherheitsfeatures. Sie ermöglichen eine sichere Speicherung von Dateien und Daten ohne grossen Aufwand. Doch stellt sich die Frage: Braucht es noch zusätzliche Backups? Un wenn ja, wie lassen sich Backups sinnvoll realisieren?

Warum Backups trotz Cloud-Sicherheit unverzichtbar sind?

Grundsätzlich sind Cloud-Dienste wie Google Workspace sehr gut gegen Bedrohungen von aussen abgesichert. Beispielsweise ermöglicht es eine redundante Datenhaltung, bei einem Feuer oder Brand eventuell zerstörte Daten aus einem anderen Rechenzentrum wiederherzustellen. Auch die Versionierung von Dateien erlaubt es, frühere Versionen zurückzuholen.

Trotzdem gibt es Szenarien, in denen Daten verloren gehen können. Meistens liegt keine böse Absicht vor, sondern ein menschlicher Anwendungsfehler. Oft werden Dateien versehentlich gelöscht und es gibt keine Möglichkeit, zu einer früheren Version zurückzukehren. Die Konsequenz: wichtige Daten sind unwiderruflich weg. Unternehmen sollten daher die Notwendigkeit von Backups nicht unterschätzen - insbesondere, wenn unternehmenskritische Daten in der Cloud gespeichert sind.

"Ein Backup ist der Sicherheitsgurt für Ihre Daten in der Cloud - es fängt Sie auf, wenn das Unverhergesehene passiert. Dies wird immer wichtiger, da menschliches Versagen, wie versehentliches Löschen oder Fehlkonfigurationen, auch in Zeiten fortschrittlicher Technologie eine häufige Ursache für Datenverlust bleibt. Ein Backup stellt die einzige Möglichkeit zur Wiederherstellung dar."

Kevin Heeb - Cloud Consultant & Backup Experte

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Managed Back-up oder eigenständige Verwaltung?

Das Management von Backups kann für Unternehmen sehr zeitaufwändig und komplex sein. Daher stellt sich die wichtige Frage: Möchte das Unternehmen die Backups eigenständig verwalten oder ist es effizienter, auf ein Managed Backup zu setzen?

Ein Managed Backup bietet klare Vorteile: Das Unternehmen kann sich voll auf das Tagesgeschäft konzentrieren, während ein externer Anbieter sicherstellt, dass die Backups stets zuverlässig laufen. So wird nicht nur der Aufwand reduziert, sondern auch sichergestellt, dass im Ernstfall die Daten ohne Probleme wiederhergestellt werden können.

Welche Daten sollten gesichert werden?

Um solchen Verlusten vorzubeugen, ist es allem voran wichtig zu fragen, ob unternehmenskritische Daten in der Cloud gespeichert werden. Dabei kann es sich um Kundenverträge, Dokumentationen oder Arbeitsverträge handeln, aber auch um Produktivdateien, über die sich User über Projekte austauschen. Wird sie mit „ja“ beantwortet, sollte das Unternehmen regelmässig ein Back-up erstellen. Die Herausforderung daran: Ein für alle mustergültiges Back-up gibt es nicht. Vielmehr handelt es sich um ein Instrument zur Datensicherung, das immer individuell gestaltet werden sollte.

Recovery Time Objective (RTO) - wie schnell muss ein Restore erfolgen?

Ein wichtiges Kriterium bei der Planung eines Backups ist die sogenannte Recovery Time Objective (RTO). Sie beschreibt die maximale Zeitspanne, die das Wiederherstellen der Daten dauern darf, ohne dass das Unternehmen in Probleme gerät.

Ebenfalls wichtig sind Überlegungen, was in welcher Form zusätzlich gesichert werden und wie das Restore erfolgen soll. Nicht immer muss ein komplettes Back-up eingespielt werden. Oft genügt es, Folder auf einzelne Files zu durchsuchen und diese wiederherzustellen. Darüber hinaus ist es möglich, bestimmte User oder Organisationseinheiten wiederherzustellen. Wichtig zu wissen ist in diesem Zusammenhang, dass sich beispielsweise native Google-Dokumente nicht als solche exportieren und somit nicht wiederbeschaffen lassen. Das kann zu Veränderungen in der Formatierung führen. Ausserdem fehlt die Versionierung von Google.

Recovery Point Objective (RPO) Wie viel Datenverlust ist zu akzeptabel?

Ein weitere wesentlicher Aspekt ist die Recovery Point Objective (RPO). Sie gibt an, wie oft ein Backup erstellt werden muss, um den maximal akzeptablen Datenverlust zu definieren. Dies hängt davon ab, wie oft sich die Daten verändern und wie kritisch diese Veränderungen für das Unternehmen sind.

Es ist auch sinnvoll, die Back-up-Häufigkeit und Retention zu berücksichtigen. Die Back-up-Häufigkeit beschreibt, wie oft ein Back-up pro Tag durchgeführt wird - je nach Lösung kann dies bis zu dreimal täglich erfolgen.

Auch die Aufbewahrungsdauer vom Back-up - die Retention - ist ein wichtiger Aspekt, der den Erfolg von Backups prägt. Bei guten Backup Lösungen kann die Rention auf unbegrenzte Dauer (unlimited) eingestellt werden, so dass wichtige Daten immer zugänglich bleiben und den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen entsprechen.

Laut dem Data Protection Trends Report 2022 von Veeam berichten 89 % der Befragten eine Diskrepanz zwischen dem tolerierbaren Datenverlust und der Häufigkeit ihrer Datensicherung. Dies zeigt, dass der Bedarf an regelmässigen Backups nicht unterschätzt werden darf.

3:2:1 Backup-Regel für grösstmögliche Sicherheit

Die 3:2:1-Backup-Regel sorgt für eine hohe Sicherheit:

• Drei Kopien der Daten: Die Originaldaten plus zwei weitere Sicherungskopien.
• Die Speicherung auf zwei verschiedenen Medien: Die Sicherung erfolgt in zwei voneinander unabhängigen Cloud-Speicherorten
• Eine Kopie an einem externen Ort: Um sicherzustellen, dass auch bei lokalen Katastrophen wie Brand und Hochwasser die Daten nicht verloren gehen.

Diese Regel minimiert das Risiko eines vollständigen Datenverlustes erheblich und stellt sicher, dass Backups immer verfügbar sind.

Flexible Backup Lösung mit granularer Wiederherstellung

Gute Backup Lösungen zeichnen sich nicht nur durch Ihre Fähigkeit aus, komplette Backups zu erstellen, sondern auch durch ihre Flexibilität bei der Wiederherstellung. Granulare Wiederherstellungen ermöglichen es, gezielt bestimmte Dateien, Ordner oder Benutzer widerherzustellen. Diese selektiven Wiederherstellungsoptionen sind besonders wertvoll, wenn nur einzelne Daten betroffen sind und eine vollständige Wiederherstellung nicht erforderlich ist. Ein Backup muss nicht nur eine vollständige Wiederherstellung bieten, sondern auch flexibel sein, um unterschiedlichen Anforderungen gerecht zu werden.

Fazit: Eigene Datenstrategie überprüfen

Selbst wenn sie bereits eine Cloud-Lösung wie Google Workspace nutzen, sollten Sie sicherstellen, dass zusätzliche Backups vorhanden sind, um sich gegen mögliche Datenverluste abzusichern.

Sprechen Sie mit uns über die Möglichkeiten. Bereits ab 3 CHF pro User pro Monat können Sie die Vorteile einer Backup-Lösung für Ihre Google Workspace Umgebung nutzen.

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