Google Workspace aus Sicht der Schulleitung

Mehr als konkurrenzfähig – das ist Google Workspace for Education Plus. Die Lizenzgebühren in Höhe von 4 CHF/Schüler pro Jahr sind nur ein Grund. Gemäss der Schweizerischen Koordinationsstelle für Bildungsforschung nutzen rund 57 Prozent der Schulen digitale Geräte täglich. Um den Anschluss an die Digitalisierung nicht zu verpassen, sollten diese Notebooks, Tablets, iPads & Co. jedoch auch sinnvoll in eine Cloud-Umgebung eingebunden und zentral verwaltet sein. Dieser Beitrag zeigt das Potenzial auf.

Bei der Version Workspace for Education Plus handelt es sich um eine in sich geschlossene Umgebung, die über eine Domäne verwaltet wird. Dokumente, Webseiten oder E-Mails können nur nach erfolgreicher Authentifizierung eingesehen werden. Standardmässig sind alle Dokumente für Aussenstehende nicht sichtbar, können aber bei Bedarf mit anderen Personen geteilt oder bearbeitet werden. Eine E-Mail, die gleichzeitig der Benutzername ist, und ein Passwort genügen, um sich bei allen Apps zu authentifizieren. Dieses Single-Sign-on ermöglicht auch den Zugang zu anderen Apps&Tools-Diensten im Internet, wenn die Schaltfläche „Mit Google anmelden“ gedrückt wird.

Power „unter der Haube“

Die Besonderheit ist, dass die eigene Schulstruktur digital abgebildet und eine klare Rechtevergabe nach folgenden Rollen definiert werden kann:

• Betrachter
• Kommentator
• Beitragender: Dateien hinzufügen und bearbeiten
• Content-Manager: Dateien hinzufügen, bearbeiten, verschieben und löschen
• Administrator: Inhalt, Mitglieder und Einstellungen verwalten

Ein 100 TB grosser gemeinsamer Speicher auf einer Domain bietet nicht nur Platz für Dokumente, sondern auch für ganze Videosammlungen. Die schnelle Suchfunktion findet E-Mails, Dateinamen und Begriffe sowie Inhalte innerhalb von Dokumenten. Zudem können die gespeicherten Daten als komplette Ordnerstruktur mit Dokumenten per Drag-and-drop in die Cloud übertragen werden.

Ein gemeinsamer Datenspeicher, mit entsprechend ausgestatteten Rechten, ermöglicht dem Team kollaboratives und zielgerichtetes Arbeiten, wobei die Organisationsstruktur abgebildet wird und z. B. auch Schulpflegemitglieder Zugriff erhalten (oder in einer eigenen Gruppe arbeiten) können.

Darüber hinaus wird der Traum eines jeden Support-Teams wahr: Google Workspace for Education Plus ist eine wartungsarme, äusserst stabile Umgebung. In Kombination mit Chromebooks reduziert sich der Support auf ein Minimum, da Updates automatisch eingespielt werden und alle Geräte über ein Admin-Tool zentral konfiguriert werden können. Chromebooks öffnen, einloggen und loslegen. Dem hybriden Unterricht sind keine Grenzen mehr gesetzt.

Effiziente Zusammenarbeit

Ich mag die fliessende und gleichzeitige Zusammenarbeit an Dokumenten und Projekten. Auf den Punkt gebracht: Zwei Klassen arbeiten gleichzeitig an einem Dokument! Ausserdem macht sich im Tagesgeschäft ein durchdachter, natürlicher Workflow bemerkbar und es lassen sich leicht verschiedene Schul-, Team- und Klassenkalender einrichten.

Effiziente Zusammenarbeit ermöglicht nicht nur das Hinzufügen von Kommentaren oder Änderungsvorschlägen, sondern auch die Zuweisung von Aufgaben an Teammitglieder oder das Senden von Kommentaren an bestimmte Personen. Die Beantwortung kann im Dokument selbst oder mit der E-Mail-Funktion „Antworten“ auch aus dem Posteingang des Mailkontos erfolgen. Die Änderungen lassen sich jederzeit einsehen und rückgängig machen. Zudem hält Google in einem Versionsverlauf übersichtlich fest, wer die Änderung vorgenommen hat.

Im Gruppenbereich können Untergruppen für Arbeitsgruppen, Fachschaften oder externe Projekte angelegt werden. Chatverläufe, Dateien und Aufgaben sind übersichtlich aufgelistet und lassen sich von allen Teammitgliedern einsehen. Hier kann z. B. die Schulleitung ihren Mitarbeitern Aufgaben zuweisen oder der Fachgruppe Aufträge erteilen. Die einzelnen Mitglieder erhalten eine Nachricht. E-Mail-Antworten „an alle“ sind nicht notwendig, da die einzelnen Konversationen zeitlich sortiert sind. Alternativ können Aufgaben auch an den Posteingang gesendet werden.

Der Administrator kann Konten vorübergehend sperren und auch wieder entsperren. Audits und Push-Nachrichten für verdächtige Aktionen lassen sich einrichten, um die Verantwortlichen sofort zu benachrichtigen. Entsprechende mobile Versionen, die es dem Administrator oder einem Helpdesk ermöglichen, vergessene Passwörter mit ihrem Telefon zurückzusetzen, sind verfügbar. Ich empfehle, die Zwei-Faktor-Authentifizierung für Lehrerkonten zu aktivieren und ein separates Konto für Administratoren einzurichten.

BYOD, Zertifizierungsprogramme und Ideen für den Unterricht

Workspace for Education ist bring your own device (BYOD) ready, da er zu 100 Prozent webbasiert ist. Das bedeutet Geräte-Freiheit für den Enduser, aber trotzdem kontrollierte  Sicherheit. Der mit Educa unterzeichnete Rahmenvertrag regelt die Bedingungen für den Erwerb und die Nutzung von Google Workspace for Education Plus.

Workspace-Zertifizierungsprogramme und umfangreiche Schulungen entlasten die technischen und pädagogischen ICT-Supporter. Als Administrator können Sie einen eigenen telefonischen Ansprechpartner bei Google kontaktieren, der erst geht, wenn das Problem gelöst ist. Mit StackWorks haben Sie kompetente Partner an Ihrer Seite, die bereits eine Vielzahl von Schulen und Unternehmen erfolgreich und nachhaltig in die Cloud migriert haben.

Google Workspace for Education kann mit einem kostenlosen Angebot von Google erweitert werden: den „angewandten digitalen Fertigkeiten und Kompetenzen“. Mehr als 170 ausgearbeitete angewandte digitale Kompetenzen stehen zur Verfügung und führen die Schüler mit kurzen Videoanleitungen (ggfs. Untertitel einschalten) zu genialen Produkten.

Zu einem bestimmten Thema sind Unterrichtspläne, Vorgehensweisen und Aufgaben ausgearbeitet und aufbereitet worden. Diese sind in einzelne Lektionen oder ganze Unterrichtsreihen unterteilt. Die Lehrkraft muss nicht über Expertenwissen verfügen, da die Schüler die Einheiten Schritt für Schritt selbst ausarbeiten.

Die „angewandten digitalen Fertigkeiten und Kompetenzen“

• sind in projektbasierte Einheiten gegliedert
• bieten videobasierte Lektionen für den Fernunterricht oder den Unterricht im Klassenzimmer
• fördern Kommunikation, Kollaboration, Kreativität und kritisches Denken
• sind optional mit Google Classroom verknüpfbar.
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Zehn Tipps für den Aufbau eines virtuellen Teams mithilfe von Google Workspace

1. Einfacher im Team kommunizieren mit einer Mailingliste
2. Mit Teamkalendern organisiert bleiben
3. Mit Projektbereichen für Teams oder Projekte die Kommunikation im Team fördern
4. Teamressourcen speichern, freigeben und von überall her darauf zugreifen
5. Projekt- und Lektionspläne koordinieren
6. Videokonferenzen und virtuelle Veranstaltungen durchführen
7. Dokumente in Echtzeit gemeinsam bearbeiten
8. Präsentationen per Videokonferenz übertragen
9. Aktuelle Informationen für einen grossen Personenkreis zugänglich machen
10. Daten von Teammitgliedern oder Kunden erheben

Quelle: Google Workspace-Schulungscenter

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